NTT健康保険組合

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社員等個人情報保護方針

NTT健康保険組合(以下「組合」という)は、社員等の個人情報(以下「社員等個人情報」という)に関し、以下の方針で取り扱うこととします。

なお、この方針の中で「社員等」とは被保険者及びその被扶養者(以下「被保険者等」という)並びに組合に所属する役員、職員(組合へ出向している職員を含む)、臨時雇、嘱託、派遣社員(以下「役職員」という)をいい、過去において社員等であった者を含みます。

また、以下に記載している社員等個人情報の取り扱いについては、社員等に該当しなくなった後も同様とします。

    1. 社員等個人情報の取り扱いについて

    (1)組合における社員等個人情報の利用目的

     組合は、社員等個人情報を、社員等の健康の保持・増進など社員等にとって有益と思われる目的のためのみに使用することとします。また、個人番号については、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用することとします。
     なお、組合で保有する社員等個人情報の利用目的は以下のとおりです。

    • [1] 社員等に対する保険給付に関するもの
      • 保険給付及び付加給付の実施
      • 第三者行為に係る損保会社等への求償
      • 健康保険組合連合会の高額医療給付の共同事業
    • [2] 保険料の徴収等に関するもの
      • 被保険者資格の確認、標準報酬月額及び標準賞与額の把握
      • 健康保険料の徴収
      • 被扶養者の認定
      • 健康保険証の発行
      • 社員等の資格等のデータ処理の外部委託
    • [3] 保健事業に関するもの
      • 健康の保持・増進のための健診、保健指導及び健康相談
      • 健康増進施設(保養所等)の運営
      • 健診結果の事業者への提供
      • 社員等への医療費通知
      • 保健事業の事業実施に係る委託
    • [4] 診療報酬の審査・支払いに関するもの
      • 診療報酬明細書等の内容点検、審査、電算処理のためのパンチ入力、画像取込み処理等の委託
    • [5] 役職員の人事管理に関するもの
      • 各種事業運営・システム運用等における従事者の特定など業務管理の実施
      • 業務連絡、設備・施設管理等の実施
      • 採用・任免、配置、能力開発、評価・考課、表彰・懲戒、出向・転籍等社外との人事異動、勤務管理、その他人事管理に附帯する業務の実施
      • 給与・福利厚生等(退職手当、年金の支給及び各種控除を含む)事務、経理事務、安全・健康管理等の実施
      • 健康保険等、社員等向け福利厚生サービスの提供
      • 税・社会保険等、法令にもとづく事務等の実施
      • 上記各号に関する企画・準備
      • 上記各号に定める利用目的の達成のために行う、当該社員等に関する必要な個人情報の共同利用者、人事異動等先、労働組合及び福利厚生団体等への提供
    • [6] その他、組合の管理・運営上必要となる業務の実施
      • 医療費分析・疾病分析
      • 医療費分析・疾病分析及び医療費通知に係るデータ処理等の外部委託
      • 組合の管理運営業務のうち、業務の維持・改善のための基礎資料
      • 組合の管理運営業務に係る記録資料
      • 適正な経理事務の執行
      • 業務の適正処理のための照会・回答(医療機関及び保険者間の情報交換)
      • 第三者行為求償事務において、保険会社・医療機関等への照会・届出等
      • その他、1.から6.に掲げる各項目に関する企画・準備

     なお、皆様から直接書面にて記載された社員等個人情報を取得する場合は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という)第18条第4項に該当する場合を除き、利用目的を明示することとします。
     ただし、個人情報保護法第16条第3項にあたる場合はこの限りではありません。
     また、個人番号をその内容に含む個人情報(以下「特定個人情報」という。)とは、個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。
     特定個人情報は番号法により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:組合の扶養認定に際し、市町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。
     なお、各種届出については、個人番号が付され、特定個人情報となる場合があり、各種届出に定める利用目的や利用方法で使用する場合、番号法に定める利用範囲外となるため、個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じることとします。

    (2) 第三者への個人情報の提供について

     組合が取得・保有する社員等個人情報を第三者に提供する場合は、事前に、本人から同意を得ることとします。
     また、特定個人情報については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供することはありません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、個人情報保護法第23条第1項又は第5項に該当する場合は、この限りではありません。この他、以下の場合については、事前に本人の同意を得ることなく、必要な個人情報を関係する第三者に提供すること、または、関係する第三者から必要な個人情報の提供を受けることがあります。

    • [1] 医療機関及び保険者との情報交換に関するもの
      • 提供目的
        業務の適正処理のための、医療機関及び他の保険者への被保険者等の各種情報の交換
      • 提供される個人データ項目
        • 氏名、記号・番号、資格取得・喪失年月日等の被保険者等本人に関する基本情報
        • 受給内容、給付記録等の給付情報
        • その他、業務上必要となる個人情報
      • 提供の手段又は方法
        • 原則、記録媒体等による提供、又は、書面の郵送若しくは手交
        • 急を要する等、やむを得ない事情があると認められる場合は口頭にて回答
    • [2] 医療費通知に関するもの
      • 提供目的
        組合が医療費の支払状況を周知するための、被保険者本人への被扶養者を含めた世帯分の医療費情報の提供
      • 提供される個人データ項目
        氏名、記号・番号、生年月日、性別等の社員等本人に関する基本情報及び医療費、受診医療機関等の情報
      • 提供の手段又は方法
        • 原則、オンラインにより提供
        • 相手先がオンラインの対応環境にない場合又はオンラインで送信することが適切でないと判断される場合は書面の郵送
    • [3] 本人の求めに応じた第三者提供の停止について
      • 上記取り扱いに異議等がある場合は、個人情報に関する相談窓口に申し出てください。第三者提供を停止いたします。
      • なお、上記に係る個人情報の提供等を停止した場合、適正な給付を受けられなくなる、医療費情報を照会できなくなる等、ご本人の不利益となる場合があります。

    (3) 共同利用に関する個人情報について

    • [1] 組合が取得・保有する社員等個人情報を、以下により、グループ会社等で共同利用することがあります。
      • 共同利用者の利用目的
        以下の各項目に関する共同利用者間の連絡・調整等の円滑な遂行を目的とします。
        • 各種事業運営・システム運用等における従事者の特定など業務管理の実施
        • 業務連絡、設備・施設管理等の実施
        • 採用・任免、配置、能力開発、評価・考課、表彰・懲戒、出向・転籍等社外との人事異動、勤務管理、その他人事管理に附帯する業務の実施
        • 給与・福利厚生等(退職手当、年金の支給及び各種控除を含む)事務、経理事務、安全・健康管理等の実施
        • 健康保険等、社員等向け福利厚生サービスの提供
        • 税・社会保険等、法令にもとづく事務等の実施
        • 上記各号に関する企画・準備
        • 上記各号に定める利用目的の達成のために行う、当該社員等に関する必要な個人情報の共同利用者、人事異動等先、労働組合及び福利厚生団体等への提供
      • 共同利用データ項目
        組合が取得・保有する以下の社員等個人情報のうち、共同利用者の利用目的に必要な範囲の項目とします。
        • 氏名、氏名コード、住所、所属、役職等、社員等本人に関する基本情報
        • 家族の氏名、扶養状況等、社員等の家族に関する情報
        • 社員資格、人事評価・考課、異動、表彰等、人事に関する情報
        • 基本給、諸手当、退職金、企業年金、個人別人件費等、給与に関する情報
        • 福利厚生サービスの利用状況等、福利厚生に関する情報
        • 健康診断結果等、健康に関する情報
        • その他、人事・経営管理上取得・保有する社員等に関する個人情報
      • 共同利用者の範囲
        組合及びNTTグループ協定締結会社(主要会社傘下の協定締結会社を含む)、NTT企業年金基金とします。
      • 管理責任者
        各共同利用者の社員等個人情報管理者とします。
    • [2] 健康保険法附則第2条の規定による、「高額医療給付に関する交付金交付事業」を実施するために必要な範囲で、以下により、診療報酬明細書等の情報を健康保険組合連合会(以下「健保連」という)と共同で利用することがあります。
      • 共同利用者の利用目的
        以下の各項目に関する共同利用者間の連絡・調整等の円滑な遂行を目的とします。
        • 高額医療給付交付金交付事業の申請、審査、決定の実施
        • 高額医療費の分析の実施
        • 記者発表用基礎資料の作成等の実施
      • 共同利用データ項目
        • 対象となる診療報酬明細書等に記載されている情報
        • 氏名、性別、診療年月、診療報酬明細書請求金額等、「交付金交付申請総括明細書」に記載されている情報
      • 共同利用者の範囲
        組合及び健保連、健保連の委託業者(財団法人社会経済生産性本部)とします。
      • 管理責任者
        組合の社員等個人情報管理者及び健保連共同事業一課データ管理責任者とします。

    (4) 社員等個人情報の開示等の手続きについて

     社員等個人情報の開示・訂正・利用停止等の求めに一部を除き対応させていただきます。

    • [1] 開示等の求めに必要な書類
      開示等の求めを行う場合は、社員等個人情報対応窓口あて、電話にてご連絡下さい。折り返し、必要な様式を送付いたしますので、社員証(写し)その他必要書類を添付の上、社員等個人情報対応窓口へ郵送により提出願います。
      • 「個人情報開示請求書」
      • 「個人情報訂正請求書」
      • 「個人情報利用停止・消去請求書」
      • 「個人情報第三者提供停止請求書」
      • 添付書類「本人確認ができる公的証明書等」
        1枚で本人確認ができるもの(顔写真が付いているもの)
        • 社員証、パスポート、運転免許証等
        2枚で本人確認ができるもの(顔写真が付いていないもの)
        • 住民票(写し)、印鑑証明証(原本)、健康保険証(写し)、年金手帳(写し)等
    • [2] 請求書送付先
      • 〒101-0047 東京都千代田区内神田3‐6‐2 アーバンネット神田ビル
        電話:03-6206-4049
        FAX:03-6206-4080
      • ※「開示等の求め」に関して取得した個人情報の扱いについて
        開示等の求めにより取得した個人情報の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。
    • [3] 求めのあった事項の結果は、対面または請求者本人が指定した住所への郵送(本人限定受取郵便とする)により所定の様式で回答・通知します。ただし、請求者本人が同意した方法(FAXまたは電子メールによる回答・通知を請求者本人が指定)があるときは当該方法とします。なお、対面の場合には、請求者本人の了解があれば、所定の様式に代えて口頭で回答・通知します。
    • [4] 請求の手続きは、代理人による請求も可能ですが、委任状及び代理人の公的証明書(写し)等が必要となります。
    • [5] 開示請求について、対象となる個人情報が、「保険給付及び付加給付の実施」のために組合が保有するものであって、これを開示することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合及び「採用・任免、配置、能力開発、評価・考課、表彰・懲戒、出向・転籍等社外との人事異動、勤務管理、その他人事管理に附帯する業務の実施」のために組合が保有するものであって、これを開示することにより業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には、その全部又は一部に応じないことがあります。

    (5) 組合の個人情報に関するご相談窓口

     組合の社員等個人情報の取り扱いに関する相談等については、下記までご連絡下さい。

      • 〒101-0047 東京都千代田区内神田3‐6‐2 アーバンネット神田ビル
        電話:03-6206-4049
        FAX:03-6206-4080
        メールでのお問い合わせはこちら

    2. 法の遵守について

     社員等個人情報の取り扱いにあたっては、個人情報保護法及び関連法令を遵守し、主管する省庁等のガイドラインを守ります。

    3. 安全管理措置について

     社員等個人情報の取り扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

    4. マネジメント・システムの継続的改善について

     管理体制や規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切な管理体制を常に改善し、社員等個人情報の保護に積極的に取り組みます。

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